La Segreteria di Direzione coadiuva il Direttore nella ordinaria attività istituzionale; cura la corrispondenza e il flusso documentale dell’Istituto, intervenendo direttamente nella corrispondenza online via e-mail e/o PEC; cura i rapporti con l’utenza interna ed esterna diretti al Capo di Istituto, supporta il Direttore nel registro dell’agenda, nella conservazione degli atti (archivio corrente e di deposito) partecipando ove necessario al supporto operativo nell’ambito di incontri e/o riunioni del Direttore; si occupa della tenuta del Repertorio dei decreti del Direttore e della tenuta del Repertorio di altri atti.

In particolare:

• si occupa della pianificazione e dell’organizzazione dell’agenda quotidiana del Direttore;
• gestisce le comunicazioni telefoniche e telematiche della Direzione;
• controlla quotidianamente le pubblicazioni di avvisi e circolari del MiC, diramandoli tempestivamente ai destinatari competenti o agli interessati.

Nell’ambito della gestione dei flussi documentali in entrata e in uscita:

• ritira la corrispondenza cartacea e la documentazione consegnata a mano, provvedendo alla digitalizzazione;
• provvede alla protocollazione e alla trasmissione dei documenti in partenza;
• provvede allo scarico, alla protocollazione e alla fascicolazione della posta in entrata attraverso l’applicativo G.I.A.D.A, procedendo alla trasmissione delle pratiche ai funzionari competenti.