Tra i compiti assegnati all’Istituto Centrale per l’Archeologia dal decreto ministeriale n. 169 del 2017, il supporto alla Direzione Generale Archeologia, Belle Arti e Paesaggio (DGABAP) costituisce un’attività prioritaria, in cui si colloca, tra le altre, la trattazione delle concessioni di scavo. Fino al 2018, la documentazione necessaria al rilascio della concessione di scavo veniva inviata dai richiedenti impiegando formati non standardizzati (ora cartacei, ora digitali, talora anche in duplice copia) e con metodi di trasmissione variabili (per posta ordinaria o per posta elettronica o entrambe per tema di non sbagliare, e perfino tramite consegna manuale). Tale situazione era sovente causa di disomogeneneità nei dati e di frammentazione nei fascicoli amministrativi associati alle istanze.
A partire dal 2019 l’ICA, oltre a collaborare con il Servizio II (Scavi e tutela del patrimonio archeologico) della DGABAP alla valutazione e al rilascio delle concessioni di scavo, ha standardizzato e reso più trasparenti tutte le procedure connesse alle concessioni: dalla compilazione delle istanze alla consegna della documentazione di fine lavori (in modo da farle confluire anche nel Geoportale Nazionale per l’Archeologia). In tal modo si è cercato di semplificare le procedure a carico dei soggetti richiedenti e di razionalizzare il lavoro degli uffici ministeriali (Soprintendenze Archeologia, Belle Arti e Paesaggio, Parchi Archeologici e ora anche Direzioni Regionali Musei) che operano a presidio del territorio. La mancanza di uno standard nelle modalità di presentazione delle domande poteva, inoltre, determinare carenze nella documentazione necessaria. In tal modo gli uffici periferici o la Direzione generale ABAP erano tenute a richiedere integrazioni, allungando così i tempi del procedimento.
L’esigenza di rilasciare standard e linee guida da adottare nella ricerca e nell’azione di tutela del patrimonio archeologico e di predisporre strumenti agili, di facile utilizzo, prevalentemente in formato digitale, è stata avvertita con ancora maggiore urgenza a seguito delle criticità imposte dall’emergenza pandemica. In questa prospettiva si inquadra l’impegno dell’ICA nell’elaborazione e nel continuo aggiornamento dei formati di consegna necessari al rilascio delle concessioni di scavo, come anche alla consegna della documentazione di fine indagine, favorendo così la transizione a processi esclusivamente digitali, tempestivi e trasparenti.
Abbiamo provato a misurare i risultati di tale impegno sintetizzando i dati relativi agli effetti della modulistica predisposta dall’Istituto in formato digitale per la presentazione delle istanze sui tempi del procedimento di rilascio delle concessioni, verificando come dal 2019, anno della sua prima introduzione, le richieste di integrazione documentale si siano sostanzialmente dimezzate.
Vediamo come ciò sia stato possibile.
Nel 2019, in allegato alla circolare DGABAP n. 4, l’ICA ha predisposto una nuova modulistica in formato .pdf editabile per la presentazione delle richieste di concessione, compilabile dai richiedenti in locale e comprensiva di istanza e dichiarazioni del concessionario, del direttore di scavo, dei membri dello staff della ricerca e dei proprietari dei terreni. Tale strumento è stato ideato proprio per consentire ai richiedenti di fornire tutti i dati necessari nell’ambito del procedimento, in formati uniformi, e di presentare l’istanza esclusivamente per via digitale.
La modulistica, in continuo aggiornamento in base alle evoluzioni dell’organizzazione del Ministero della Cultura, è scaricabile dal sito dell’Istituto.
Già nel primo anno di esercizio l’introduzione di tale strumento ha determinato uno snellimento sia del processo di presentazione per i concessionari, sia dell’iter procedimentale. Sono state poi introdotte, con la circolare DGABAP n. 30/2019, altre importanti novità, quali la possibilità di presentare istanza di concessione in qualsiasi momento dell’anno e la coincidenza del periodo di validità delle concessioni con uno / due / tre anni effettivi e non più con i termini dell’anno solare.
I miglioramenti sono stati subito evidenti sul fronte delle richieste di integrazioni che, generalmente, interessavano quasi la metà delle istanze prodotte: anche se molte delle istanze trattate nel 2019 erano pervenute prima del rilascio della modulistica, le richieste di integrazioni hanno interessato solo il 34% del totale.
Trascorsa la fase più acuta dell’emergenza COVID nel 2020, caratterizzata da un calo drastico delle richieste di concessione (che non è stata quindi presa in considerazione a fini statistici), la valutazione delle procedure attivate nel 2021 ha restituito dati ancora più confortanti: le richieste di integrazioni alla documentazione hanno interessato solo il 15% del totale delle istanze complessivamente presentate.
Questi ottimi risultati, conseguiti tramite un lavoro di continuo aggiornamento e monitoraggio delle ricerche in corso nel territorio nazionale sono il miglior viatico per proseguire il lavoro di standardizzazione dell’iter dei procedimenti connessi alla tutela del patrimonio archeologico. La razionalizzazione e la dematerializzazione della documentazione legata ai procedimenti continuano infatti a essere uno degli obiettivi dell’ICA, condotto in continua e dialettica collaborazione con i referenti degli uffici territoriali e con i rappresentanti del mondo della ricerca.